2013年的CareerBuilder 调查 的招聘经理和人力资源专业人员的报告显示,五分之二的公司中有超过两个使用社交网站研究求职者。聘用候选人时,对社交网络的这种兴趣不会结束:相反,公司正在寻求利用其现有员工的个人社交媒体网络,以及在工作场所调查中检查个人社交媒体。

随着雇主社交媒体实践的不断发展,个人和隐私权倡导组织越来越关注雇主通过查看受限访问的社交媒体帐户来侵犯申请人或雇员的隐私。一种 十几个州 已经通过了限制雇主访问申请人和雇员的个人社交媒体帐户的特殊法律(“州社交媒体法律”),并且类似的法律正在等待中 至少28个州。联邦立法也在讨论中。

这些州的社交媒体法律限制了雇主访问申请人或雇员的个人社交媒体帐户,要求雇员与主管或其他雇主代表“交朋友”并检查雇员的个人社交媒体的能力。如下所述,它们还对诸如申请人筛选和工作场所调查之类的常规做法具有更广泛的含义。

国家社交媒体法规定的主要限制

通常,这些州的社交媒体法律禁止雇主要求或什至“要求”申请人或雇员向其个人社交媒体帐户披露用户名或密码。其中一些州法律还施加了其他明确的限制,例如禁止雇主要求或要求申请人或雇员:

  • 将员工,主管或管理员添加到其个人社交媒体帐户的朋友或联系人列表中;
  • 更改其个人社交媒体帐户的隐私设置;
  • 披露允许访问或观察其个人社交媒体帐户的信息,或者以其他方式以任何方式授予对其个人社交媒体帐户的访问权限;
  • 在雇主在场的情况下访问个人社交媒体,或以其他方式允许查看个人社交媒体帐户;要么
  • 泄露个人社交媒体。

这些法律还禁止雇主以报复,纪律处分或解雇雇员或因不遵守被禁止的要求或要求而拒绝雇用申请人的方式进行报复。

尽管这些法律的共同目标是保护员工的隐私,但是它们的范围和条款却有所不同,这为多州雇主创造了混乱的环境。其中一些法律仅禁止雇主向个人社交媒体帐户寻求密码或其他登录凭证,而其他州则施加上述更广泛的限制。某些州禁止雇主要求雇员更改其隐私设置,以允许雇主访问他或她的私人社交媒体帐户,尽管有可能至少从其他一些州法律中推断出这种限制。也一样如下所述,更令人困惑的是各州法律在工作场所调查例外方面的不一致之处。

但是,尽管州法律差异很大,但总体信息很明确:雇主必须评估其当前的做法和政策,以确保遵守这些法律。

每个雇主应了解的州社会媒体法律

申请人筛选

通常,这些州的社交媒体法律并不限制雇主查看公共信息的能力,例如,公众可以在申请人的社交媒体页面上获得的信息。相反,这些法律通过要求登录凭据,更改隐私设置或允许查看帐户等方式,限制了雇主试图访问个人社交媒体帐户的尝试。此外,这些法律中的大多数明确规定,它们不禁止查看可公开获得的有关申请人的信息,例如无需任何必不可少的访问信息即可获得的或在公共领域中可获得的有关雇员或申请人的信息。但是,所有这些州社交媒体法律均禁止雇主寻求访问申请人的非公开社交媒体页面。实际上,这意味着雇主应避免向申请人询问是否存在个人社交媒体帐户,并应避免甚至建议申请人与雇主或第三方(包括提供申请人背景调查的公司)成为朋友。

朋友要求

某些法律明确限制了雇主鼓励雇员与其个人社交媒体帐户进行交往或将任何人添加到联系人列表中的能力。这可能包括雇主,其代理商,主管或其他雇员。例如, 科罗拉多州的社交媒体立法 声明雇主不得“强迫雇员或申请人增加 任何人,包括雇主或他或她的代理人,到与社交媒体帐户相关联的员工或申请人的联系人列表”,并且许多其他法律都禁止通过无害的朋友请求来请求访问。尽管这些法律并未禁止下属与经理或主管打交道,但雇主应谨慎行事,以免要求甚至鼓励雇员与主管上司或其他公司代表见面。这些限制对于寻求利用员工的个人社交媒体联系进行与工作相关的营销或业务发展目的的雇主而言尤其重要。

雇主应该意识到,即使在没有明确限制朋友要求的州,通常禁止雇主尝试访问雇员或申请人的社交媒体帐户的法律也可能会有效地限制雇主要求或鼓励雇员成为朋友的能力。即使在没有社交媒体法律的州或具有允许“交友”的法律的州,雇主在请求访问员工或申请人的个人社交媒体页面时仍应谨慎行事,并对“交友”或“跟进”员工三思。如果雇主通过合法访问员工的社交媒体来了解其受法律保护的特征(例如宗教,怀孕或身体状况或家庭病史)或受法律保护的活动(例如政治或工会活动),则该雇主可能会面临如果后来对雇员采取不利行动,则有更大的机会受到歧视。

调查

根据州社交媒体法律,最具挑战性的领域之一是雇主有能力在工作场所调查中检查或访问员工的个人社交媒体。雇主可能希望访问该雇员的社交媒体帐户,例如,如果一名雇员抱怨另一名雇员在社交媒体上的骚扰或威胁,或者该雇主收到有关该雇员正在发布专有或机密信息或违反公司的报告政策。某些州社交媒体法律至少为工作场所调查提供了有限的例外,而另一些则没有。

  • 没有明确的调查例外伊利诺伊州内华达州 社交媒体法律没有为可能需要访问员工个人社交媒体帐户的工作场所调查提供任何明确的例外。这表明,雇主对潜在的不当行为或法律违法行为进行的调查可能没有理由要求或要求员工披露其社交媒体登录凭据。
  • 调查违法行为的例外情况有限:加利福尼亚州的社交媒体法规定,在调查员工违反适用法律的行为时,它不限制雇主要求员工泄露个人社交媒体的能力。但是,此例外似乎并未扩展到其他禁止的活动,例如要求员工披露其个人社交媒体帐户的用户名和密码。其他州仅为调查特定类型的法律侵权行为提供例外。例如, 科罗拉多州 而马里兰州的社交媒体法律仅在调查违反证券法或潜在盗用专有信息时提供例外。
  • 行为不端调查的例外情况有限:某些社交媒体法律将例外范围扩大到对违法行为的调查之外,还扩大了对涉嫌不当行为的调查范围。这些州包括加利福尼亚,俄勒冈州和 华盛顿州。通常,这些法律允许雇主要求雇员从个人社交媒体帐户中泄露内容,但仍然不允许雇主请求雇员的登录凭据。相反,阿肯色州允许雇主要求任何员工的社交媒体登录凭据来调查工作场所的不当行为。

鉴于这些差异,雇主应注意州社交媒体法律中广泛的调查例外。在开始可能从雇员的个人社交媒体中受益或需要使用其个人社交媒体的调查之前,雇主应首先考虑适用的州法律施加的限制以及该法律提供的任何调查例外的范围。

最佳实践

鉴于不同法律之间的不一致,对于多州雇主而言,要管理对所有州社交媒体法律的合规性具有挑战性。即使不是雇主试图访问其雇员或申请人的私人社交媒体页面的做法,法律中几乎没有明显的组成部分会影响几乎所有雇主,雇主应考虑采取以下措施。

  • 审核招聘实践以符合社交媒体法律: 雇主应确保所有参与招聘过程的员工都了解这些州社交媒体法律施加的限制。例如,招聘人员和招聘经理应避免询问申请人的个人社交媒体页面或请求访问此类页面。尽管这些州的社交媒体法律并未禁止雇主访问公开的个人社交媒体网站,但鉴于存在绊倒受法律保护的信息而无法在就业决策中使用的风险,雇主也将希望评估这种做法是否可取。
  • 实施社交媒体指南: 雇主应实施社交媒体准则,以减轻员工在社交媒体上发布帖子所带来的潜在风险 限制条件 根据《国家劳动关系法》以及其他联邦和州法律产生。雇主还应确保其社交媒体指南不违反这些州的社交媒体法律。
  • 教育和培训人员:涉及内部调查的人员,例如人力资源和内部审计人员,需要意识到雇主访问员工个人社交媒体帐户的限制越来越大。在寻求访问员工的个人社交媒体帐户或该帐户的内容之前,内部调查人员应检查所有适用的限制。总体而言,鉴于这些法律的总体趋势,雇主应避免向员工的个人社交媒体帐户索取登录凭据,即使在调查范围内也是如此,除非他们首先咨询了法律顾问。