打牌网邮件。短信。即时消息。社交媒体。数字时代催生了强大的通信新方式,这些新方式改变了我们的生活和经营方式。但是,随着对扣缴,隐藏,毁坏和丢失证据的诉讼中涉及索赔的风险增加,沟通选择的泛滥也随之而来。

纽约州总检察长对埃克森美孚公司对气候变化起因和影响的研究的调查最近提醒人们,发现数字时代的危险越来越大。

州检察长根据传票从埃克森美孚公司收到文件后,通知纽约法院,法院发现埃克森美孚公司前首席执行官兼董事长雷克斯·韦恩·蒂勒森(Rex Wayne Tillerson) 在Exxon系统上使用化名“ Wayne Tracker”的别名打牌网邮件地址 从至少2008年到2015年。

在埃克森(Exxon)案中,州检察长声称来自Tracker打牌网邮件地址的打牌网邮件包含响应其传票的信息,但埃克森美孚及其外部律师事务所均未向州总检察长披露该Tracker打牌网邮件地址属于蒂勒森,并且看来某些响应良好的Tracker打牌网邮件没有正确保存和生成。

埃克森美孚(Exxon)在给法院的答复中声称,蒂勒森(Tillerson)使用Tracker打牌网邮件地址没有任何不当之处, 说过 “允许一群有限的高级管理人员向蒂勒森发送对时间敏感的消息,而蒂勒森的消息优先于忙碌的CEO的日常日常业务量。目的是效率,而不是保密。”

埃克森美孚的律师也 建议的 技术故障可能会阻止自动保留来自Tracker帐户的打牌网邮件。

蒂勒森几乎不是使用多个打牌网邮件地址的第一位或唯一一位首席执行官。如 华尔街日报 最近 已报告,可以使打牌网邮件收件箱不堪重负的知名CEO经常使用另一个打牌网邮件地址,允许更多选择的人群与他们联系,而他们的打牌网邮件可能不会丢失在CEO的收件箱中。

尽管使用别名打牌网邮件是一种可以理解并且可能是必要的收件箱管理工具,但埃克森(Exxon)案应提醒人们,不断扩大的通信工具组合会如何引起诉讼问题。即使辅助打牌网邮件地址出于合法目的,如果在发现过程中未对其进行搜索和保存,也没有充分披露和产生,则它至少可以使对方对法官造成偏见并创造有利的新闻报道。

的确,在纽约州检察长向法院提出Tracker打牌网邮件问题后不久,新闻界就对该问题进行了广泛报道。当然,对打牌网存储信息(ESI)的处理不当会导致更严重的后果。

严重后果

在刑事调查中,ESI处理不当会影响检察官的起诉决定,或使被告面临进一步调查和妨碍司法公正的指控。

在民事诉讼中,法官可以对陪审团实施制裁或提出不利的推论指控,从本质上说,陪审团认为陪审团可以推断出丢失的证据会对未能保存证据的当事方有害。

可以肯定的是,要获得不利的推论并不容易。自2015年12月起,对《联邦民事诉讼规则》(FRCP)进行了修正,以解决未能保存ESI的问题。进行了更改, 根据咨询委员会,以考虑到ESI的“持续指数增长带来的严重问题”以及巡回法庭实施制裁的不同标准。咨询委员会说:“这些事态发展导致诉讼人在保护方面花费了过多的精力和金钱,以避免在法院认为他们做不到的情况下受到严厉制裁的风险。” 在其对美联储2015年修正案的注释中。 R.文明P.37(e)。

FRCP的新规则37(e),首先必须确定ESI“应在预期中保留,否则诉讼将会丢失,因为当事方未能采取合理的步骤来保留它,并且不能通过其他发现来恢复或替换。”作为咨询委员会 注意到的,因为“以打牌网方式存储的信息通常存在于多个位置,所以当可以在其他地方找到替代信息时,从一个源头损失可能是无害的。”如果满足了第一个条件,那么法院可以采取“不超过纠正偏见所必需的措施”。

为了采取更严厉的制裁措施,该规则规定,法院必须裁定“当事方意图剥夺另一方在诉讼中使用该信息”。如果确定了该意图,则法院可以“(A)假定丢失的信息对当事方不利; (B)指示陪审团,它可能或必须假定该信息对当事人不利;或(C)撤销诉讼或输入默认判决。”以前,一些法院对过失和重大过失施加了严厉的制裁。新规则试图结束这种做法。

实践新规则

新规则已经产生了重大影响。

以2016年7月的 GN Netcom诉Plantronics,该案指控违反了《谢尔曼法》,《克莱顿法》,并严重侵犯了缤特力公司在其耳机分发计划中的业务关系。 GN Netcom的一个问题是,负责Plantronics耳机分发计划的Plantronics高级管理人员有意删除了数千封打牌网邮件,而该计划对于该案的基本主张至关重要。该高管还鼓励其他员工也删除打牌网邮件。

正如法院认为的那样,Plantronics认为对已删除打牌网邮件的制裁是不必要的,并指出该公司“竭尽全力确保其员工了解并理解其保存义务,”包括发出多次诉讼搁置和进行培训确保合规。

Plantronics还声称,在得知已删除的打牌网邮件后,“立即采取了措施来保存文档,防止进一步的数据丢失,并尽可能地恢复丢失的数据。”

Plantronics断言,这些努力证明了它采取了必要的负责任的措施来保存ESI,并且无意剥夺GN Netcom的证据。

但是,他认为,美国地方法院法官伦纳德·斯塔克(Leonard P. Stark)不同意,发现“ Plantronics的大量文件保存工作并不能免除其高级管理层成员未能履行其文件保存义务的全部责任。”斯塔克法官还写道,“他不相信Plantronics采取了所有可能的合理步骤来恢复已删除的打牌网邮件。”

Plantronics法院下令对Plantronics处以300万美元的罚款,同时“陪审团的指示可能得出不利的推论,即被Plantronics销毁的打牌网邮件将有利于GN的案件,并且/或者不利于Plantronics的辩护。”

在新规则下,不需要表现出恶意就可以获得较轻的补救措施。例如,在 安全警报融资与警报保护技术阿拉斯加的一家地方法院法官针对家庭安全竞争对手之间关于所谓的盗窃客户的诉讼进行了诉讼,该法院考虑了一项针对原告遗失的客户通话记录的制裁动议。

法院的结论是,证据损害了被告人,并且原告没有采取任何措施来保存录音。但是基于涉及当事人之间关于他们需要达成的协议的讨论的``模糊''记录,法院写道,``不能说服未保存这些记录。 。 。旨在剥夺APT的录音。”因此,法院没有命令不利的推论,而是允许陪审团听取证据的证据,并禁止原告使用150个对其案情有利的保存的通话记录。

需要明确的协议

这些最近的案例表明,数字时代如何使诉讼人面临潜在的诉讼严重挫折。最近对《联邦民事诉讼程序规则》的修正案使得对陪审团的不利指示(包括最严厉的制裁措施)变得更加困难,该修正案现在要求显示出剥夺一方信息的意图。但是,对于公司而言,重要的是要认识到,只有一名员工的不良意图表现可以归因于该组织。

即使没有确定不良意图,对ESI的错误处理仍然会以较不严重但至关重要的方式影响案件的结果。

底线:随着新的通信技术的不断发展,对于公司而言,建立清晰的协议以保存和公开相关内容并使用这些协议以避免昂贵的法庭挫折非常重要。

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